Vacature Implementatiemanager

Implementatiemanager 'Beleidsdossiers op orde' bij Directoraatgeneraal Fiscale Zaken - min.Financiën - DGZF - (IOO) - 32/36 uur - 12 maanden - Den Haag/Hybride

Publiek

Korte omschrijving

Financiën, en ook de DGFZ, heeft een versnipperd informatielandschap. Directies werken op netwerkschijven, in samenwerkruimten en deels in het DMS Digidoc. Ook bevindt zich veel informatie in e-mailboxen.

Dossiers zijn niet (voldoende) op orde: ze zijn niet compleet, naamgeving en structuren zijn onduidelijk en er zijn beperkte samenwerkafspraken. Het project 'Beleidsdossiers op orde' stelt normen in de vorm van een generiek kader en zet in op de implementatie daarvan binnen de beleidsdirecties van (in eerste instantie) het kerndepartement.

Voor de implementatie van het kader bij DGFZ wordt een implementatiemanager gezocht. De implementatiemanager is verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen van het kader, het uitwerken daarvan in praktische werkafspraken binnen de verschillende afdelingen en het sturen op het in de praktijk naleven van dit kader en deze werkafspraken.

Omdat er ook een inhaalslag gemaakt moet worden in het op orde brengen van reeds bestaande dossiers, is een belangrijke taak van de implementatiemanager ook om die opgave in kaart te brengen, daarvoor een plan van aanpak te ontwikkelen en de voortgang te monitoren. Daarbij dient de implementatiemanager niet alleen oog te hebben voor het belang van informatiehuishouding, maar ook voor de uitvoerbaarheid van het kader en het beperken van de werklast die dat in de praktijk met zich brengt.

Voor het op orde brengen van beleidsdossiers is ondersteuning beschikbaar in de vorm van meerdere kwaliteitsmedewerkers. De kwaliteitsmedewerkers begeleiden in werksessies het op orde brengen van een geselecteerd aantal complexe dossiers. Naast uitgebreide ondersteuning voor deze zogenaamde topdossiers fungeren de kwaliteitsmedewerkers als vraagbaak voor medewerkers bij het op orde brengen van de dossiers. Ook bewaken zij de dossieropbouw en -structuur in het DMS Digidoc.

De implementatiemanager begeleidt de kwaliteitsmedewerkers, borgt dat het kader en de werkafspraken binnen de afdelingen worden nageleefd, stelt in samenspraak met het management prioriteiten ten aanzien van de op orde te brengen dossiers en bewaakt die prioriteiten. Parallel loopt vanuit het Programma IOO een communicatie- en trainingscampagne die ondersteunt.

Functie omschrijving

De implementatiemanager fungeert als meewerkend voorman/-vrouw en kan ook zelf 'op orde' sessies en presentaties verzorgen. Gelet op deze taken zoeken we iemand die overzicht kan houden en structuur kan aanbrengen, prioriteiten kan stellen, functioneel kan aansturen, en die overtuigend en enthousiasmerend kan communiceren.

Als Implementatiemanager 'Beleidsdossiers op orde' bij het Directoraat-generaal Fiscale Zaken:

• Stel je een aanpak op voor de implementatie van 'beleidsdossiers op orde' bij DGFZ, die aansluit bij bestaande, lopende initiatieven. Daarbij breng je in kaart welke dossiers op orde moeten worden gebracht en tot op welke hoogte, breng je daar in overleg met het management prioritering in aan en voorzie je in een werkwijze die zowel effectief, als uitvoerbaar is;
• Geef je uitvoering aan deze aanpak, waarbij je een verandering teweeg brengt in de werkwijze van de DGFZ-medewerkers. Je zorgt voor bekendheid, informatievoorziening en ondersteuning en bent verantwoordelijk voor de communicatie;
• Begeleid je 2 tot 4 dossiermedewerkers (junioren) die afdelingen en beleidsmedewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers. Gezien hun werkervaring kan je ze daarin ook inhoudelijk in het vak begeleiden;
• Stuur je op het resultaat om uiterlijk 2024 actuele beleidsdossiers in volledige, goed geordende en toegankelijke staat te krijgen conform het Kader beleidsdossiers op orde (vastgesteld door bestuursraad Financiën);
• Lever je voortgangsrapportages op aan het management. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
Voor deze opdracht zoeken we een kandidaat met ervaring in complexe (verander)trajecten in het domein van digitale archivering. Het is belangrijk datgene kan (bij)sturen op resultaat in een veranderlijke, bestuurlijk complexe omgeving. De kandidaat heeft een oplossingsgerichte houding en zoekt naar mogelijkheden om zo ver mogelijk te komen. Hij/zij is goed in staat om mensen daarin mee te nemen.

Functie eisen

EISEN

- Kandidaat beschikt over minimaal WO werk- en denkniveau.

- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als verander /implementatiemanager. (aantoonbaar in CV)

- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het leiden van complexe projecten op het gebied van digitale dossiervorming (aantoonbaar door werkervaring in CV)

WENSEN

- Mate van ervaring met vergelijkbare trajecten bij de rijksoverheid of grote gemeenten (G4) (aantoonbaar door werkervaring in CV)

- Mate waarin de implementatiemanager beschikt over de gevraagde competenties: overtuigingskracht, resultaatgericht, helikopterblik, pragmatisch (aantoonbaar door werkervaring in CV of uit interview)

Functie:	implementatiemanager
Startdatum:	22-5-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	WO
Contracttype:	Tijdelijk
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	32 – 36

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Supply Value via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.